İş seyahatleri, şirketler için genellikle önemli zaman ve para yatırımı anlamına gelir. Aşağıda bulacağınız öneriler, seyahat sürelerini daha verimli kullanmanızı ve seyahat masraflarınızı kısmanızı sağlayarak, iş gezlierini daha karlı bir hale getirmekte size yardımcı olacaktır

GENEL İPUÇLARI

Seyahat süresini ve masrafları nasıl kısabilirsiniz ?

Her geziden önce kendinize şu soruları sorun :

• Bu gezi gerçekten gerekli mi?
• Bu iş, başka herhangi bir yöntemle halledilebilir mi? (posta yada telefonla?)
• Benim gitmem yerine ziyaret edeceğim insanların bana gelmesi mümkünmü?
• Gitmesi gereken doğru kişi ben miyim? Yoksa başka birini mi yollayayım?

Her seyahat için, katılan kişi sayısını ve süresini sınırlayın. Mümkünse birkaç seyahati birleştirip, tek bir seyahatte bir kaç yere uğrayın.

Bilet, Otel, Kiralik otomobil vb. masraflarıyla ilgili özel indirimleri mutlaka kontrol edin.

1. Seyahat Öncesinde

Seyahatin amacı :

Seyahatinizin amacını saptayın :

• Hangi hedeflere ulaşılmalı?
• Ziyaret edeceğiniz kişilerin gezinin amacı konusunda sizinle mutabakat halinde olduğundan emin olun.
• Gezinin tümünü bu hedefleri aklınızda tutarak planlayın.

Hazırlık :

• Bütün toplantı ve prezentasyonları dikkatle planlayın.
• Görüşme yapacağınız şirket, kuruluş ve kişilerle ilgili tüm bilgileri toplayın. Gerekirse görüşeceğiniz kişilerle daha önce yapılmış görüşmeler, önceki düzenlemeler ve diğer işlerle ilgili bilgi alın.
• Yazılı malzemeyi uygun şekilde dosyalar halinde hazırlayın. Gerekiyorsa malzemeyi görüşeceğiniz kişilere önceden yollayın.
• Daha önce hiç görmediğiniz bir ülkeye gidiyorsanız, yerel koşullarla ilgili bilgi edinin : Nüfuz, coğrafya, dil ve iletişim biçimleri, kültür, din, tarih, politik sistem, ekonomik koşullar vb.

"Seyahatteki ofis"iniz :

• Gereksinim duyacağınız her şeyi yanınıza aldığınızdan emin olun : Kağıt, kalem, etiket, kartvizit, broşür, telefon numarası ve adres listeleri, klasör, organizatör dosya, diktafon, teyp kaseti, taşınabilir bilgisayar ve disketler ve diğer büro malzemeleri.
• Yolculuk sırasında gerekebilecek tüm malzemeyi el çantanızda bulundurun.
• Yolculuk ve bekleme sürelerini verimli bir biçimde kullanabilmek için yanınıza ek malzeme alın

Güvenlik :

• Bir şirketin anahtar pozisyonundaki tüm elemanların birlikte seyahate çıkmasına izin vermeyin.
• Kapsamı, koşullara uygun bir seyahat sigortanız bulunmasını sağlayın.
• Seyahat sıraısnda hastalıklardan korunun : Gerekli aşıları yaptırın ve yanınıza sağlık çantası alın.

Seyahat Programınız :

• Ayrıntılı bir program hazırlayın. Yolculuk takvimi, ulaşım, oteller, isim listesi, telefon numaraları ve adresler gibi, gezinizle ilgili tüm bilgileri programınızda belirtin.
• Seyahat programınızın birer kopyasını sekreterinize, mesai arkadaşlarınıza, eşinize, santral görevlisine ve görüşeceğiniz kişilere verin.
• Yolculuğunuzu, varacağınız yere dinlenmiş olarak ulaşacak şekilde planlayın. Mümkünse, vaktinizi gereksiz beklemelerle geçirmekten kaçının
• Gidiş ve dönüş zamanlarını öyle planlayın ki, yolculuk süresi çalışma sürenizin mümkün olduğu kadar kısa bir bölümünü alsın. Mümkün olduğunca az sayıda iş gününü bölün.

"Kendi cephe"nizi hazırlayın :

• Seyahate çıkmadan önce "kendi cepheniz"de herşeyin düzgün gittiğinden emin olun. şirketinizde bulunmadığınız süre içinde ortaya çıkan iş konularıyla ilgilenmek üzere uygun bir yedekleme sistemi kurun. Yokluğunuzda "kendi cepheniz"in size gerekli desteği sağlayacak durunmda olduğundan emin olacak şekilde durumu kontrol edin.
• Seyahat için hazırladığınız tüm dökümanın bir kopyasını iş yerinize bırakın.
• Yokluğunuzda işlerin nasıl yürütüleceğine dair düzenlemeler yapın.
• ış yerinizle temasınızı sürdürmek üzere bir plan yapın. Bu iletişimin nasıl hangi zamanlarda sağlanacağına karar verin.
• Seyahatin ardından işe dönmenizden hemen sonraki dönemi planlayın.
• Gezinizle ortaya çıkan işlerin takibi için yokluğunuzda biriken işleri ele almak üzere iş dönüşünüze zaman ayırın.

Kontrol Listeleri :

• Seyahat kontrol listeleri hazırlayın ve kullanın : Eşya hazırlama, gezi hazırlıkları ve ilgili diğer kontrol listeleri

Önceden hazırlanmış yolculuk malzemesi :

• Sık seyahat eden biriyseniz, önceden hazırlanmış bazı malzemeleri el altında bulundurmanız iyi bir fikir olabilir: Tuvalet çantası, "hafta sonu çantası", sağlık çantası " seyahatteki ofisiniz" ve gezilerde kullandığınız diğer yardımcı malzeme; örneğin adaptör, elektrikli aletler, fişler, sökük dikme malzemesi vb.
• Bu çantaları her seyahatten sonra kontrol ederek eksikleri tamamlamayı unutmayın.

2. Seyahat Sırasında

Yazı / çizi işleri :

• Yazılı işlerinizi günü gününe tamamlayın.
• ışlerin birikmesine izin vermeyin.
• Seyahat sırasında mümkün olduğu kadar iş yapın. Mektuplar ve toplantı raporları üzerinde çalışın. Bürodaki arkadaşlarınıza görevler ve işler aktarın. Okuma işlerniizde mesafe alın vb.
• Yolculuk ve beklemelerde geçen süreyi iyi değerlendirin.
• Görevler ve işler üzerinde hakimiyet ve kontrolünüzü devam ettirin.Kağıt, iş konuları kartvizit gibi malzemeyi düzenli olarak sıralayın, kontrol edin ve atın.
• ülekeler arası zaman farklarının farkında olun.

Seyahat giderleri :

• Seyahat boyunca masraflarınızı takip edin.
• Otel ve lokanta faturalarınızı aldığınız anda kontrol edin.
• Fişlerinizi hergün sırayla dizin ve ilgili bilgiyi seyhat hesabınıza kaydedin.
• Karşılığında belge almadığınız harcamaları her gün not etmeyi unutmayın.
• Seyahat hesabınızın döndüğünüzde teslim edilebilecek gibi eksiksiz olmasını sağlayın.

Şehir içi ulaşım :

• En uygun şehir içi ulaşım yöntemini seçin. Park etmekte zorluk çekilen trafiği yoğun kentlerde, otomobil kiralamak yerine taksi veya limuzin tutmak ya da kitle ulaşım araçlarını kullanmak tercih edilebilir.
• Gideceğiniz yere varmanızın alacağı süreyi önceden belirlemeye ve buna göre yapmaya çalışın.
• Mümkünse, gideceğiniz yere sizi buluşacağınız kişilerin götürmelerini sağlayın

Güvenlik önlemleri :

• Para ve değerli eşya muhafazası için otel kasalarını kullanın.
• Yoluculuk sırasında para, pasaport, bilet ve kredi kartlarınızı güvenli bir cüzdanda taşıyın.
• Otel güvenlik kurallarına uyun: Kapınızı kilitleyin, kapı zinciri kullanın, gelenlere kapı deliğinden bakın, odanızdan acil çıkışa giden yolu kontrol edin vb...
• Eşyalarınızı, gözetim altında bulundurulmayan yerlerde bırakmayın.
• Bütün bavul veçantalarınızın üzerine adınızı ve adresinizi yazın.
• Havaalanlarında check-in yaptırırken, doğru sayıda bagaj teslim belgesi almanızı, her bavulunuzun doğru uçuş numarası alarak gideceğiniz kent için işaretlenmesini sağlayın.
• Bavullarınızı kilitleyin.
• Sizin için vazgeçilmez önem taşıyan kağıtları ve diğer malzemeyi hiçbir zaman bagajınıza koymayın. Onları el çantanızda taşıyın.

Çeşitli notlar :

• Uluslararası uçuşlar için kurallara uygun süreler içinde uçuş konfirmasyonu yaptırmatı ihmal etmeyin.
• Sağlığınıza dikkat edin
• ıyi dinlenmiş olmaya özen gösterin.
• Kendinizi formda tutun.
• Sağlığınızı tehlikeye atabilecek yiyecek ve içeceklerden uzak durun.

3. Seyahatin Ardından

Seyahat giderleri hesaplarınızı hemen teslim edin.

• Gezinizle ilgili yazılacak mektuplar, iş takibi, brifingler gibi işleri mümkün olduğunca çabuk tamamlayın.
• Her seyahatten sonra kendinize sorun...

-Bu gezi amacına ulaştı mı?, Yolculuk süresi etkin bir biçimde kullanıldı mı ?, Gelecek seyahati kârlı hale getirecek herhangi bir şey öğrendim mi?